Front Office Manager:in (m/w/d) - 20 Stunden/Woche

In dieser Rolle übernehmen Sie Verantwortung für die Organisation der regionalen Beratungsstelle.

• Sie sind die zentrale Anlaufstelle der regionalen Beratungsstelle im Stiftungssitz für Informationen rund um die Arbeit der Stiftung, den Ablauf unserer Beratungen und unseren Tätigkeitsbereich.
• Verantwortung für den Empfang der Ratsuchenden, organisatorische Vorbereitung der Beratungsgespräche sowie Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs.
• Entgegennehmen, bearbeiten und ggf. weiterleiten von Anrufen und E-Mail-Anfragen. 
• Sie verantworten die Büroorganisation in der regionalen Beratungsstelle. Dabei bearbeiten Sie u.a. den Postein- und -ausgang und sind für die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien verantwortlich.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung regionaler Veranstaltungen. 
• Neben der regionalen Beratungsstelle unterstützen Sie auch die Büroorganisation und Gästebetreuung im Stiftungssitz. 

Sie wissen, was es braucht, um die Beratungsstelle reibungslos zu organisieren und eine einladende Atmosphäre zu schaffen.

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Hotelfachfrau/-mann oder eine vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung: Eine mehrjährige Berufspraxis in der Büroorganisation/ Front Office-Organisation ist die Grundlage für eine Tätigkeit bei uns. 
• Kommunikationsfähigkeiten: Sie sind in der Lage zielgruppengerecht, empathisch und präzise mit verschiedensten Personengruppen zu kommunizieren. 
• Organisationsfähigkeit und Verlässlichkeit: Strukturen schaffen und zu jederzeit gut organisiert – das ist Ihnen in ihrem Job wichtig. Dann passen wir gut zusammen. 
• Arbeit mit Menschen: Wir arbeiten mit und für Menschen – wir sind daher auf der Suche nach Menschen, die Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und Ratsuchenden haben.
• Flexibilität und Engagement: Sie lieben die Herausforderung eines modernen Umfelds und haben Spaß daran, sich neuen Aufgaben mit vollem Einsatz zu stellen.

Sie erwartet eine vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation mit großem gesellschaftlichem Nutzen.  

• Ein motivierendes und engagiertes Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld - wir arbeiten gemeinsam für unsere Vision 
• Eine moderne, digitale Arbeitsumgebung mit der Möglichkeit den Aufbau der Stiftung UPD maßgeblich mitzugestalten
• Die Arbeitszeit richtet sich nach den Öffnungszeiten des regionalen Standorts
• Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD, inklusive regelmäßiger Gehaltserhöhungen und Sonderleistungen 
• Eine fundierte Einarbeitung mit einem Onboardingkonzept und einem Patenschaftsmodell, direkte Verantwortungsübernahme und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten 
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein zusätzliches Fortbildungsbudget 
• Behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung

Die Stiftung Unabhängige Patientenberatung Deutschland (Stiftung UPD) ist eine gemeinnützige Institution, die Ratsuchenden kostenfrei umfassende Informationen und individuelle Beratung in gesundheitlichen und gesundheitsrechtlichen Fragen bietet. Unser Ziel ist es, allen Menschen in Deutschland Orientierung im Gesundheitssystem zu ermöglichen und sie zu informierten, selbstbestimmten Entscheidungen zu befähigen.   

Aktuell befinden wir uns in einer spannenden Aufbauphase, in der wir nicht nur unser Beratungsangebot erweitern, sondern auch innovative Beratungsmethoden integrieren.